PRIVACYVOORWAARDEN SMALING SERVICE MONTEUR

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Smaling Service Monteur is de verwerkingsverantwoordelijke. Er is geen Functionaris Gegevensbescherming (DPO) aangesteld.

Smaling Service Monteur
Oranjeweg 120, 6991 WV Rheden
Tel: +31 (0)6 134 79960  •  +31 (0)26 234 0830
E-mail: info@smaling.net
KvK: 87310953

2. Welke gegevens verzamelen wij?

• Identificatie & contact: naam, e-mail, telefoon, (project)adres.
• Klantportaal- en accountgegevens: login, rol, gekoppeld klantaccount en beveiligingsgegevens zoals 2FA-status.
• Projectinformatie en bijlagen, waaronder offertes, rapporten, certificaten, facturen, planningsgegevens, foto's, PDF's en eventueel een profielfoto die u zelf uploadt.
• Communicatie en service: e-mailcorrespondentie, telefoonnotities, portalchat, offerte- en projectdocumentatie en meldingsvoorkeuren.
• Chatbotgegevens: uw chatbotberichten, gekozen antwoorden, eventuele afspraakaanvraag, meegestuurde foto's, IP-adres, user-agent, bezochte pagina, datum/tijd en interne opvolgstatus/notities.
• Apparaat/technisch: IP-adres, user-agent, basis webstatistieken (geanonimiseerd waar mogelijk) en beveiligings- of auditlogs rond logins, downloads en accountacties.
• Administratief/financieel: factuur- en betaalgegevens (alleen voor uitvoering en wettelijke plichten).

Voor reguliere installatie- en contactaanvragen vragen wij niet om bijzondere persoonsgegevens, zoals medische gegevens. Stuur alleen gegevens die nodig zijn voor uw aanvraag. Als verwerking van bijzondere persoonsgegevens toch noodzakelijk is, is daarvoor naast een AVG-grondslag ook een specifieke wettelijke uitzondering vereist; het toesturen van die gegevens alleen is onvoldoende.

3. Doeleinden & grondslagen

• Contact & offertes — Uitvoering van (pre)contractuele maatregelen (art. 6(1)(b) AVG)
• Werkvoorbereiding & uitvoering — Overeenkomst/gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(b)/(f) AVG)
• Klantportaal, accounttoegang & 2FA — Overeenkomst/gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(b)/(f) AVG)
• Facturen, rapporten, certificaten & documentbeschikbaarheid — Overeenkomst/wettelijke plicht (art. 6(1)(b)/(c) AVG)
• Serviceberichten, portalmeldingen, planningupdates & chatondersteuning — Overeenkomst/gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(b)/(f) AVG)
• Chatbotopvolging, afspraakaanvragen, kwaliteitscontrole en misbruikpreventie — Gerechtvaardigd belang / uitvoering van precontractuele maatregelen (art. 6(1)(f)/(b) AVG)
• Klantenadministratie & fiscaliteit — Wettelijke plicht (art. 6(1)(c) AVG)
• Nieuws/marketing (optioneel) — Toestemming (art. 6(1)(a) AVG), altijd opt-out
• Analytics/marketingcookies (optioneel) — Toestemming (art. 6(1)(a) AVG), via cookiebanner
• Fraudepreventie, auditing & beveiliging — Gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f) AVG)

4. Ontvangers/verwerkers

Wij delen gegevens alleen waar noodzakelijk. Met verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten. Een actuele lijst van (sub)verwerkers is op verzoek beschikbaar.

• Hosting/infrastructuur (eigen server/CyberPanel) — EU-locatie
• E-mailprovider / mailverwerking voor serviceberichten en 2FA (smaling.net domein) — EU-locatie
• Google Analytics (GA4, indien geconfigureerd; alleen na analytische toestemming) — mogelijk buiten EER
• Google Ads voor conversiemeting en eventuele remarketing — alleen na marketingtoestemming; mogelijk buiten EER
• Bank / betaalverwerking (ABN AMRO / Tikkie waar van toepassing) t.b.v. betalingen/facturatie — EU-locatie
• Back-up opslag (encrypted) — EU-locatie

Verwerkersovereenkomsten: Alle verwerkers zijn contractueel gebonden aan AVG-verplichtingen en beveiligingsmaatregelen.

5. Doorgifte buiten EU/EER

Alleen indien noodzakelijk en met passende waarborgen, zoals EU-SCCs of een adequaatheidsbesluit. Waar mogelijk pseudonimiseren/anonymiseren we gegevens.

• EU Standard Contractual Clauses (SCCs) voor doorgifte naar derde landen
• Versleuteling tijdens transport via HTTPS/TLS
• Data minimalisatie: alleen strikt noodzakelijke gegevens worden gedeeld

6. Beveiliging

• HTTPS/HSTS, strikte security headers (CSP, X-Frame-Options, etc.)
• Toegangsbeheer (least privilege) en multi-factor authenticatie waar mogelijk
• Encryptie in-transit en at-rest voor gevoelige gegevens
• Regelmatige security updates en vulnerability scanning
• Logging en monitoring van toegang tot persoonsgegevens, downloads, betalingen en accountacties
• Rate limiting, WAF-maatregelen en audit logging op gevoelige portaalroutes
• Fysieke beveiliging serverlocatie

7. Datalekken & meldplicht

Wij melden meldplichtige datalekken zonder onredelijke vertraging en, waar mogelijk, binnen 72 uur na kennisname aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Betrokkenen informeren wij wanneer het datalek waarschijnlijk een hoog risico voor hun rechten en vrijheden oplevert, tenzij een wettelijke uitzondering geldt.

• Interne datalekprocedure met escalatierichtlijnen
• Documentatie van alle datalekken (inclusief near-misses)
• Periodieke review en testing van incident response plan

8. Bewaartermijnen

9. Uw rechten (AVG)

• Recht op inzage, rectificatie en wissing ("recht op vergetelheid")
• Recht op beperking, bezwaar en dataportabiliteit
• Toestemming intrekken kan altijd (zonder terugwerkende kracht)
• Verzoeken: mail info@smaling.net of gebruik de contactpagina
• Wij reageren binnen één maand. Bij complexe of meerdere verzoeken kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. Binnen de eerste maand informeren wij u over de verlenging en de reden. Bij redelijke twijfel over uw identiteit kunnen wij noodzakelijke aanvullende informatie vragen
• Geen kosten tenzij verzoeken kennelijk ongegrond of excessief zijn (max. €25 administratiekosten)
• Klacht: Autoriteit Persoonsgegevens

10. Minderjarigen

Onze diensten zijn niet primair gericht op kinderen < 16 jaar. Denkt u dat zonder ouderlijke toestemming gegevens zijn verzameld? Neem contact op; wij verwijderen deze gegevens waar passend.

11. Cookies

Wij gebruiken functionele cookies en — met uw toestemming — analytische/marketingcookies. Beheer uw voorkeuren hier: open cookie-instellingen.

12. Profilering & geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking met rechtsgevolgen. Analytics en eventuele advertentiepersonalisatie gebruiken wij alleen nadat u daarvoor de betreffende toestemming heeft gegeven. Meer informatie staat in ons cookiebeleid.

13. Toegankelijkheid

Wij streven naar een toegankelijke website (WCAG-richtlijnen waar mogelijk). Ervaart u een belemmering? Meld het ons; we zoeken een oplossing.

14. Wijzigingen

De meest recente versie staat op deze pagina. Belangrijke wijzigingen communiceren wij actief naar betrokkenen waar mogelijk. 07-10-2026.

15. Contact & klachten

Smaling Service Monteur
Oranjeweg 120, 6991 WV Rheden
Tel: +31 (0)6 134 79960 • +31 (0)26 234 0830
E-mail: info@smaling.net

Klachten over onze verwerking van persoonsgegevens kunt u indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.